Bestyrelsesmøde, søndag den 26. september 2021

Deltagere
Valgt til bestyrelsen:
Susanne Carøe Sørensen, Sandvej 11 (SCS)
Pia Lund Clausen, Th. Andersens Vej 38 (PLC)
Jonas Bødker-Iversen, Rugvangen 5 (JBI)
Brian Bertelsen, Th. Andersens Vej 42 (BNB) (ref.)
Valgt som suppleant:
Søren Refsgaard, Strandvænget 14 (SØR)

Afbud:
Valgt til bestyrelsen
Lone Riisom, Th. Andersens Vej 44 (LOR)
Valgt som suppleant
Jan Thykær, Fuglevænget 12 (JAT)

Dagsorden jf. udsendte.

Ad. 1. Velkommen
SCS bød alle velkommen og takkede de fremmødte for, at det var muligt at mødes denne søndag.
Ad. 2. Valg af referent
BNB blev valgt som referent. Deltagerne bakkede op om, at udkast til referat først kunne rundsendes til bestyrelsen og suppleanter i uge 41.
Ad. 3. Præsentation
Deltagerne præsenterede sig. Her følger primært forholdene omkring Fjellerup:
SCS – er kommet på Fjellerup Kær med forældrene siden starten af grundejerforeningens tilblivelse. SCS har deltaget i bestyrelsen siden 2013. Har ligeledes deltaget i Fjellerup Vandværks bestyrelse siden 2017, hvor SCS i dag er kasserer. Bor privat i Randers.
PLC – er kommet på Fjellerup Kær i rigtig mange år, hvor forældrene har været med fra starten af grundejerforeningens tilblivelse. PLC har overtaget forældrenes sommerhus. Bor privat i Harridslev v/Randers.
SØR – er kommet på Fjellerup Kær siden 1970 sammen med forældrene. SØR har med sine to brødre overtaget forældrenes sommerhus. Bor privat i Vejle.
JBI – har sammen med sin hustru købt sommerhuset i 2016. Bor privat i Randers.
BNB – er kommet på Fjellerup Kær med forældrene siden starten af grundejerforeningens tilblivelse. BNB har med sin bror overtaget forældrenes sommerhus. Bor privat i Pandrup.

Præsentation af LOR og JAT bliver på næste bestyrelsesmøde.
Ad. 4. Interesseområder, styrker og ønsker
Grundejerforeningens vedtægter skal følges. Samtidigt skal grundejerforeningen, det vil sige bestyrelsen, ikke agere myndighed. Måtte grundejere have ønsker, der ”går videre” end vedtægterne rækker/omfatter, overlades til rette myndighed at hjælpe grundejerforeningen, eksempelvis hvis særlige forhold omkring renovation, grundejerskel og bredde, placering af postkasser m.m.
Deltagerne var videre enige i følgende forhold (nævnt i vilkårlig rækkefølge):
- Bestyrelsen skal yde ordentligt og fornuftigt, repræsenterer 137 grundejere.
- Grundejerforeningen skal fungere fornuftigt. Derfor også vigtigt med en god og konstruktiv
drøftelse, når der måtte vise sig behov.
- Vigtigt med fokus på veje og dræn.
- Gode idéer til udvikling af grundejerforeningen og fællesskabet er velkomne. Fællesskabet i
grundejerforeningen kan hjælpe til med at flere medlemmer lærer hinanden bedre at kende.
- Godt, at langt hovedparten af matrikler på Fjellerup Kær er medlemmer af grundejerforeningen.
- Sommerhusområdet skal forblive et dejligt område.
- God dialog med og tilgang til Norddjurs Kommune. SCS kunne oplyse, at der har været behov for dialog med og råd fra Norddjurs Kommune nogle gange. Har fungeret rigtigt godt.
- Alle må gerne hjælpe med at holde sig orienteret om, hvad der ”rører sig” i lokalsamfundet.
- Vigtigt at bakke op om det lokale forretningsliv.
Generelt fungerer tingene i og omkring grundejerforeningen godt, og sådan skal det også være.
En velfungerende grundejerforening vil også have betydning ved køb/salg af sommerhuse i området.
Ejendomsmæglere efterspørger af og til bl.a. visse regnskabsoplysninger i grundejerforeningen.
I den forbindelse finder deltagerne det væsentligt, at grundejerne (nuværende som nytilkomne) i højere grad får kendskab til de eventuelle investeringer, der måtte vurderes nødvendige, og som derfor skal gennemføres. Eksempelvis investering i nye dræn.
Alle var enige i, at det vil være en god idé, at få lagt regnskaber og eventuelt budgetter på hjemmesiden, når godkendt og vedtaget på generalforsamlingen.
Strandrensning har i mange år været en fælles aktivitet, der kunne være fin at få genoptaget. Hyggelig aktivitet for voksne og børn. Kommunikation og information vil blive iværksat. Vi vil gerne have mange med.
Generelt ønskes fokus på kommunikation. Hvordan ”rammer” vi bedst grundejerne? Og gerne også børnefamilier?
Infrastruktur, vejene omkring Fjellerup Kær, er blevet renoveret m/nyt asfalt og nye reflekspæle.

På ekstraordinær generalforsamling gjorde et af grundejerforeningens medlemmer opmærksom på et væltet træ på Lyngmøllevej. SCS kunne oplyse, at der er taget kontakt til vejentreprenør, der vil sørge for at træet bliver fjernet.

Ad. 5. Etablering af bestyrelsens forretningsorden
BNB havde forud for bestyrelsesmødet udarbejdet et udkast til bestyrelsens forretningsorden.
Forretningsordenen er bestyrelsens forretningsorden, der beskriver omfanget af bestyrelsens arbejde samt fungerer som arbejdsredskab, der kan være med til at sikre en god retning og udvikling i grundejerforeningen.
Udkastet blev gennemgået og drøftet. Der var enighed om, at det var et godt udført arbejde, der giver en godt indblik i rolle og ansvarsfordelinger samt en ordentlig retning for bestyrelsens arbejde.
Det blev besluttet, at benytte forretningsordenen i den foreliggende form, blive klogere på indholdet og foretage eventuelle justeringer undervejs, hvis behov måtte opstå.
Der lægges op til, at kommende bestyrelser tager forretningsordenen op til eftersyn/revision, gerne en gang årligt, således, at den bedst muligt understøtter og følger udviklingen i grundejerforeningen.
Forretningsorden er bestyrelsens værktøj, og skal ikke godkendes af generalforsamlingen, men det blev aftalt at offentliggøre/synliggøre indholdet i forbindelse med grundejerforeningens ordinær generalforsamling 2022.
Ad. 6. Konstituering
Som besluttet og vedtaget på grundejerforeningens ekstraordinær generalforsamling og ekstraekstraordinær generalforsamling konstituerer bestyrelsen sig selv.
Bestyrelsen drøftede sin konstituering og var enige om følgende:
- Formand - SCS. Sikrer en god og glidende overgang
- Næstformand – PLC.
- Kasserer - LOR. Kontakter Karl Otto Hansen med henblik på overlevering, materialer m.v. JBI
hjælper gerne med at effektivisere og omlægge, hvis behov herfor.
- Sekretær – JBI. Kontakter Flemming Kurdahl med henblik på overlevering, materialer m.v. SØR hjælper gerne med kommunikation m.m., hvis behov herfor.
Alle var enige i, at man hjælper hinanden, også på tværs, hvis behovene måtte opstå.
Valg af revisor
Efter afholdelsen af ekstraordinær generalforsamling samt ekstra-ekstraordinær generalforsamling meddelte Ole Viller Jensen, Strandvænget 4, at han gerne stiller sig til rådighed som revisor for grundejerforeningen.
En enig bestyrelse, jf. generalforsamlingens bemyndigelse, bakkede op om Ole Viller Jensen som revisor.
Ole Viller Jensen vil blive orienteret herom med en stor tak fra bestyrelsen, ligesom at
grundejerforeningens medlemmer vil blive orienteret, jf. dette referat.
Valg af revisor-suppleant er ikke afklaret, men vil komme på dagsorden på næste bestyrelsesmøde.

Ad. 7. Næste møde
Møderække blev aftalt:
- Mandag den 29. november 2021 kl. 17.00 hos Kvist & Jensen, Statsaut. Revisionspartnerselskab,
Tronholmen 3, 8960 Randers SØ
- Mandag den 28. februar 2022 kl. 17.00 hos Kvist & Jensen, Statsaut. Revisionspartnerselskab,
Tronholmen 3, 8960 Randers SØ
- Mandag den 4. april 2022 kl. 17.00 hos Kvist & Jensen, Statsaut. Revisionspartnerselskab,
Tronholmen 3, 8960 Randers SØ.
Ad. 8. Eventuelt
Deltagerne var enige i, og lagde op til at bestyrelsessuppleanter inviteres til at deltage på møderne.
Bestyrelsesmødet blev hævet kl. 13.20 med en tak til SCS for at lægge hus til, og for et dejligt traktement.
Brian Bertelsen // 15. oktober 2021