Bestyrelsesmøde, mandag den 29. november 2021

Bestyrelsesmøde mandag den 29. november 2021 kl. 17.00

Afholdes hos Kvist & Jensen, Tronholmen 3, 8960 Randers

DAGSORDEN

1. Opsummering fra sidste bestyrelsesmøde

2. Status fra kassereren omkring regnskabet 2021/2022

3. Hjemmesiden og dens fremtid

4. Gennemgang og fordeling af opgaver

5. ”Vild med vilje” projektet og hvad vi gør med fællesarealerne herefter

6. Udskiftning af opslagskasserne

7. Eventuelt

Referat – bestyrelsesmøde den 29. November 2021:

Fremmødte deltagere: Brian, Susanne, Søren, Jonas og Lone (kasserer)

Afbud fra Pia og Jan

Ad 1. Opsummering fra sidst

Materiale fra tidligere kasserer er afhentet og opmagasineret. Det er aftalt, at der skal ske indscanning af relevant materiale fremover og at det tidligere materiale gennemgås for vurdering af om det skal gemmes eller afskaffes. Det materiale som afskaffes skal afskaffes på sikker vis, så der er styr på reglerne i forhold til håndtering af persondata. Ud over det materiale som vedrører regnskabet er der overdraget en del materielle aktiver, som der på et senere tidspunkt skal sorteres og enten istandsættes eller afskaffes.

Håndtering af kommunikation til medlemmer, herunder også kommunikationer som kan ramme børnefamilierne også. Her har vi følgende kommunikationskanaler i gang; opslag i opslagskasser, hjemmesiden, facebooksiden “Fjellerup Kær Grundejerforening”, mails eller fysisk omdeling af sedler. Vi forsøger en bred information på flere kanaler og vurdere løbende effekten heraf.

Foreningens revisor er orienteret og har accepteret valget. Bestyrelsen forventer ikke, at der vil være behov for en revisorsuppleant forud for generalforsamlingen og vil derfor alene arbejde på, at der er et medlem som opstiller til posten på den kommende generalforsamling.

Ad 2 – status fra kasseren

Status fra Lone/kasserer. Der er ikke modtaget adgang til banken endnu, men Lone kontakter Arbejdernes Landsbank om overdragelse af adgange og fuldmagter og orienterer bestyrelsen herefter. Det er aftalt, at Lone må vurdere om vi skal skifte til eksempelvis Sparekassen Kronjylland, hvis dette letter arbejdet som kasserer. Lone redegjorde for forventninger til indestående, regnskabsmateriale og kassebeholdning i foreningen. Det blev aftalt, at vi sigter efter, at der ikke skal være en fysisk kassebeholdning i foreningen, hvorfor Lone indsætter kassebeholdningen på bankkontoen.

Jf. tidligere kasserer er der få medlemmer, som ikke har betalt. Lone følger op herpå i bilagsmaterialet.

Det er aftalt, at Lone og Jonas kigger nærmere på muligheden for et regnskabsprogram med automatisk kontingentopkrævning og betalingsopfølgning. Dette forventes først, at køre fra det kommende regnskabsår, såfremt dette er fordelagtigt.

Ad 3 – hjemmesiden og den fremtid

Hjemmesiden – den er overdraget og opdateret. Denne er funktionsdygtig, men ikke særlig brugervenlig. Søren R. Kigger på funktionaliteterne og vender tilbage med et forslag på det kommende møde.

Ad 4 – gennemgang og fordeling af opgaver

Økonomi og regnskab – Lone

Hjemmeside – Søren

Facebook – Jonas

Referater – Jonas

Dræn – Susanne kontakter Djurs Kloak Service med henblik på møde til bestyrelsesmødet i april. Målsætningen er et overblik over dræn samt potentiel vedligeholdelsesplan på drænene. Formentlig vil Brian tage opgaven, men det vurderes endeligt på kommende møde.

Veje – Susanne foreløbigt.

Det er forventningen at kommunen renoverer Fælledvej, hvorfor renovering af indkørsel fra T.H. Andersensvej og Lyngmøllevej afventer indtil, at det er afklaret.

Indkørsel fra Klitvej blev drøftet da der kan være udfordringer med, at to biler kan passere hinanden. Forholdet drøftes med Norddjurs Kommune.

Generelt drøftedes det, at forhold omkring vejene løbende bliver drøftet i bestyrelsen og såfremt der kommer klager fra grundejere tages dette op og bliver behandlet med god dialog.

Strandrensning – Dato og planlægning heraf sker på mødet i starten af april. Strandrensningen forventes, at skulle afholdes inden Skt. Hans.

Skt. Hans – Vi har et ønske om, at der afholdes et arrangement denne dag, men det er ikke besluttet endnu. Dette tages op i forbindelse med Strandrensningen, hvor vi afvejer interessen for det.

Fællesarealer, herunder græsslåning – Jonas indhenter tilbud fra potentielle leverandører og fremsender til godkendelse til bestyrelsen.

Sommerfest – Dette tages op efter Strandrensningen, når vi har set på tilslutningen.

Ad 5. Vild med vilje og fremtiden for fællesarealerne

Bestyrelsen har modtaget information om, at projektet bliver større end først antaget, hvorfor det ikke fortsætter pt. Dette projekt kan blive krævende, hvorfor bestyrelsen vil vende tilbage til punktet forinden generalforsamlingen med en indstilling.

Ad 6. Udskiftning af opslagskasserne

Vi drøftede udskiftning, men i takt med at flere og flere informationer bliver tilgængelige via hjemmeside og facebookside bliver behovet formentlig mindre. Vi undersøger dog muligheden for udskiftning af kassen ved nedgangen til stranden på Strandvænget, da det er vurderingen, at denne er den oftest anvendt.

Ad. 7 Eventuelt

Vi drøftede borde og bænke ved Stranden ved Strandvænget. Vi har ikke nogen vedligeholdelsespligt på området, men det er noget, som vi er opmærksomme på, da det forventes, at mange grundejere anvender området.

margit mikkelsen 10.03.2022 15:15

ang. udskiftning af opslagskasserne der bor altså også medlemmer i den anden ende af foreningen og det vil vi da gerne betragtes som og vi læser i kasserne