Bestyrelsesmøde, lørdag d. 1. april 2023

 28. Marts 2023

INDKALDELSE

Hej alle

Der indkaldes til bestyrelsesmøde i grundejerforeningen lørdag den 01. april 2023 kl. 09.00 hos Susanne, Sandvej 11, Fjellerup.

Deltagere
Susanne Carøe Sørensen, Sandvej 11 (SCS)
Pia Lund Clausen, Th. Andersens Vej 38 (PLC)
Jonas Bødker-Iversen, Rugvangen 5 (JBI)
Søren Refsgaard, Strandvænget 14 (SRE) (suppl.)
Brian Bertelsen, Th. Andersens Vej 42 (BNB) (ref.)

Afbud
Lone Riisom, Th. Andersens Vej 44 (LOR) (ferie)

Dagsorden
1. Velkomst

2. Godkendelse af seneste referat (bestyrelsesmøde den 7. december 2022)

3. Økonomi, budgetopfølgning

              Status på indbetalinger af medlemskontingenter 2022
              Status på kontakt til ”restanter” og eventuelle restancer

4. Hjemmeside
             Opdateres

             Information til medlemmerne

5. Oversigt over foreningens samarbejdspartnere, leverandører

6. Tilrettelæggelse af oprydningsdag aftalt til 13. maj 2023. Tidspunkt?

Opgaver:
Fællesareal
Strandrensning
Væltet skilt

Invitation
Annoncering – hjemmeside og opslagstavle

7. Ordinær generalforsamling lørdag den 27. maj 2023 kl. 9.00-11.00
            Mejlgaard Slotskro – er booket
            Indkaldelse
            Foreningens hjemmeside
            Brev til de medlemmer, der har ønsket at modtage fysisk brev
            Kontingentopkrævning medsendes

            Valg til bestyrelsen
            Stemmesedler

8. Rundtur på Fjellerup Kær
            Besigtigelse af 1) sti med ral, 2) sti fra Klitvej op til Sandvej
            Strandvænget v/tilkørsel fra stranden til sommerhusområdet

9. Næste møde

10. Eventuelt
Hvis tid:
Bestyrelsesmødet afsluttes med opsætning af ny opslagskasse (v/el-skab, Strandvænget – Sandvej)

Bestyrelsesmøde, lørdag den 1. april 2023 kl. 9.00
hos Susanne Carøe Sørensen, Sandvej 11, Fjellerup Kær

Deltagere
Susanne Carøe Sørensen, Sandvej 11 (SCS)
Pia Lund Clausen, Th. Andersens Vej 38 (PLC)
Jonas Bødker-Iversen, Rugvangen 5 (JBI)
Søren Refsgaard, Strandvænget 14 (SRE) (suppl.)
Brian Bertelsen, Th. Andersens Vej 42 (BNB) (ref.)

Afbud
Lone Riisom, Th. Andersens Vej 44 (LOR) (ferie)

Dagsorden
1. Velkomst
Formanden bød alle velkommen, og kunne meddele, at der var afbud fra LOR grundet ferie.

2. Godkendelse af dagsorden
To supplerende punkter blev tilføjet dagsorden:
- Nyt punkt 2: Godkendelse af dagsorden.
- Nyt punkt 5: Nye affaldscontainere.
Dagsordenens øvrige punkter rykker tilsvarende for de supplerende punkter.
Dagsorden blev godkendt.

3. Godkendelse af seneste referat (bestyrelsesmøde den 7. december 2022)
- Foreningens hjemmeside: Der forestår lidt praktisk arbejde, herunder muligheder for at tilpasse
indhold med supplerende oplysninger til gavn for foreningens medlemmer.
- Ny opslagskasse: Ben, plade m.v. er endnu ikke indkøbt. Placering af opslagskasse undersøges ved
el-skab v/Strandvænget, Sandvej, det vil sige, skråt over for det sted, hvor den nedtagne
opslagskasse stod.
- GDPR: Husk under foreningens forskellige arrangementer, ordinær generalforsamling,
oprydningsdag, m.fl. at spørge deltagere om det er OK, at man kommer med på eventuelle fotos.
Referat blev godkendt med ovennævnte bemærkninger.

4. Økonomi, budgetopfølgning
Udkast til regnskab 2022, opgjort eksklusiv medlemmers manglende indbetalinger af kontingent for 2022,
viser et negativt resultat på kr. -21.600. Budget for hele året 2022 udgør et budgetteret negativt resultat på kr. -19.800.
Status på indbetalinger af medlemskontingenter 2022
34 medlemmer mangler at indbetale kontingent for 2022.
JBI kunne oplyse, at han har undersøgt et ”medlems-/kontingentsystem”, hvor det er muligt at sende
medlemsopkrævninger ud og således at medlemmernes indbetalinger tilgår foreningens bankkonto
direkte. Det blev aftalt, at JBI for afprøvning opretter bestyrelsen, så bestyrelsen indbetaler kontingent ad
den vej.
Status på kontakt til ”restanter” og eventuelle restancer
JBI har tilskrevet medlemmerne, fremsendt ”rykker-mails” igen g.d. JBI vil tage en tur rundt i påsken til de
medlemmer, der stadig måtte mangle at betale.
Det er et relativt højt antal ”manglende betalende medlemmer”. Det skal afklares om flere af
medlemmerne måtte have skiftet kontaktoplysninger.
Overvejelser: Indførelse af rykkerprocedurer tidligere:
- Betalingspåmindelse
- Rykker
- Rykker 2 med oplysning om retslig inkasso, opkrævning m.v. Denne vurderes ”hård”, men kan blive
nødvendig.
Bestyrelsen aftalte opfølgning på medlemmernes kontingentindbetalinger efter påske.

5. Nye affaldscontainere
Nye affaldscontainere er annonceret. Hver matrikel skal have 3 affaldscontainere til sortering.
Bestyrelsen drøftede mulighederne for at optimere denne del. Eksempelvis, at flere matrikler deler om
samme affaldssystem, så man undgår 3 affaldscontainere hos alle.
Bestyrelsen aftalte at kontakte Norddjurs Kommune, Renovationen, for at afklare eventuelle muligheder
for Fjellerup Kær. SCS tager kontakt.

6. Hjemmeside
Foreningen Fjellerup Kær er flyttet over på One.Com.
Foreningens kontaktadresse blev aftalt til:
- Kvist & Jensen Statsautoriseret Revisionspartnerselskab, Tronholmen 3, 8960 Randers SØ
a. Opdateres og b. Information til medlemmerne
Der forestår nu arbejde med at få hjemmesiden godt op at køre, så den også giver de ønskede muligheder
og det indhold, der ønskes. Kommunikation med - og information til medlemmer, indkaldelse til ordinær
generalforsamling, opslag, nyheder, og hvad der ellers måtte være aktuelt for medlemmerne, skal
lægges/slås op på hjemmesiden.

Bestyrelsen aftalte at arbejde med forholdene torsdag den 27. april 2023.

7. Oversigt over foreningens samarbejdspartnere, leverandører
Ikke pt. yderligere på oversigten.

8. Tilrettelæggelse af oprydningsdag aftalt til 13. maj 2023. Tidspunkt?
Der inviteres til kl. 9.00 på fællesarealet.
a. Opgaver
Bl.a. oprydning på fællesareal, strandrensning, væltet skilt rettes op.
b. Invitation
JBI havde udarbejdet udkast til medlemsinvitation. Fin invitation, der var ikke ønsker om justeringer.
Invitationen vil blive omdelt til medlemmernes postkasser, ligesom invitation vil blive lagt på hjemmesiden.
Måtte ny opslagskasse blive sat op inden oprydningsdagen, vil invitationen ligeledes blive hængt op i den.

9. Ordinær generalforsamling lørdag den 27. maj 2023 kl. 9.00-11.00
a. Mejlgaard Slotskro – er booket
Der inviteres til kl. 9.00. Forsamlingen starter med kaffe og brød, hvorefter formanden åbner foreningens
ordinær generalforsamling.
b. Indkaldelse
BNB havde udarbejdet udkast til indkaldelse med Program, Dagsorden samt Tilmelding. Ligeså udkast til
Bilag, Dagsordens punkt 4, Forslag til Kontingent 2024 samt Dagsordens punkt 6, Valg af medlemmer til
grundejerforeningens bestyrelse. Endelig udkast til Stemmeseddel.
De enkelte udkast blev gennemgået. Der blev aftalt justering af Bilag, Dagsorden punkt 4.
Bestyrelsen aftalte, at medlemmerne indkaldes, bedes om at forhåndsreservere datoen. Bilag m.v. vil blive eftersendt.
Kanaler: Foreningens hjemmeside, medlemmernes mailadresser samt brev til de medlemmer, der har
ønsket at modtage fysisk brev. Gebyrer ved udsendelse pr. fysisk brev kr. 50,-, jf. aftale på foreningens
ordinær generalforsamling. Gebyrer vil blive opkrævet sammen med kontingent.
Indkaldelse vil blive genudsendt med bilag efter bestyrelsesmødet den 27. april.
Bestyrelsen koordinerer indkaldelse med alle bilag, der vil indbefatte økonomidata, det vil sige,
Resultatopgørelse og Balance m/Aktiver og Passiver.
Invitation til oprydningsdag vil blive medsendt.
c. Kontingentopkrævning medsendes
Sammen med indkaldelsen og øvrige bilag medsendes kontingentopkrævning for 2023.
Forslag til Kontingent 2024: Kr. 400,- for alle matrikler.
d. Valg til bestyrelsen
Jf. referat af 7. december 2022 genopstiller de bestyrelsesmedlemmer, der er på valg.SRE har ikke umiddelbart ønsker om genvalg som suppleant, og håber på alternativ kandidat. SRE vil gerne deltage og hjælpe med de opgaver, som SRE i forvejen varetager.
SCS kontakter Jan Thykær og afklarer eventuelle ønsker om genvalg som suppleant.
e. Stemmesedler
Ikke yderligere hertil.

10. Rundtur på Fjellerup Kær
a. Besigtigelse af 1) sti med ral, 2) sti fra Klitvej op til Sandvej
Bestyrelsen fik besigtiget forholdene.
b. Strandvænget v/tilkørsel fra stranden til sommerhusområdet
Bestyrelsen fik besigtiget forholdene.
Bestyrelsen tog efterfølgende en tur rundt på Fjellerup Kær, herunder en besigtigelse af fællesarealet.

11. Næste møde
Næste møde blev aftalt til torsdag den 27. april 2023 kl. 16.00 hos Kvist & Jensen, Randers.
På dagsorden bl.a.
- Medlemsportal
- Hjemmeside
- Opfølgning på medlemmers kontingentbetalinger
- Foreningens ordinær generalforsamling, indkaldelse m/bilag.
Foreningens revisor Ole Viller kontaktes om muligheden for at deltage på samme møde for gennemgang og revision af regnskab og underskrivelse heraf.

12. Eventuelt
Der var ikke noget til punktet.

Bestyrelsesmødet blev hævet kl. 11.20 for punkt 10, rundtur.
Formanden takkede alle for et godt møde. Bestyrelsen takkede SCS for at lægge hus til og for morgenbrød.

18. april 2023 // Brian Bertelsen