Bestyrelsesmøde, mandag den 28. februar 2022

                                                                                                                                                     den 20. februar 2022

INDKALDELSE

Hej alle

Der indkaldes til bestyrelsesmøde i grundejerforeningen mandag den 28. februar 2022 kl. 1700 hos Kvist og Jensen, Tronholmen 3, Randers.

DAGSORDEN

1.        Opsummering fra sidste bestyrelsesmøde

2.       Status på regnskabet 2021 og budget 2022

3.       Generalforsamling

4.       Veje og anlæg

5.       Status vedrørende Hjemmesiden

6.       Status på ændring af vedtægter

7.       Eventuelt

Ser frem til at vi mødes.

De bedste hilsner

Susanne

Referat bestyrelsesmøde den 28. februar 2022

1.        Opsummering fra sidste bestyrelsesmøde

a.       Adgang til ny bank afventer de opdaterede vedtægter. Der påtænkes, at skifte til Sparekassen Kronjylland.

b.      Nyt regnskabsprogram bliver formentlig Dinero eller Economic – Jonas sørger herfor i forbindelse med bogføringen for regnskabsåret 2021-2022 samt udsendelse af kontingentopkrævninger inden længe.

c.       Der sker opfølgning på indbetaling af kontingent og dette afstemmes i forbindelse med årsafslutningen.

d.      Vi har stort set mailadresser på alle og sender regnskab mm. Ud på mail. Dem som ikke har afleveret mailadresse kontaktes på sommerhusadressen eller privat adressen.

e.       Ny hjemmeside – Søren følger op herpå til næste gang.

f.        Vi har opfattelsen af, at vi har en aftale med Dancenter om græsslåning på fællesarealerne. Vi følger op herpå når foråret kommer og græsset begynder at gro.

g.       Kontakt til Dansk Kloak Service – Susanne har haft kontakt med dem i forhold til en status på vores dræn.   

i.      Anbefalingen er at vi er opmærksomme på sammenfald i forhold til vores dræn. DKS vil gerne gøre os opmærksomme herpå, såfremt de observere det i forbindelse med deres eftersyn.

ii.      Vi har service hvert andet år og følger således løbende op herpå.

iii.      Det er anbefalingen, at vi har en opsparing til at imødese fremtidige udbedringer, som må forventes. Overslag vil blive indhentet når tiden vurderes, at være dertil.

h.      Der skal udskiftes opslagskasse ved Strandvænget, mens der skal et opslag om på de øvrige om, at vi kun bruger den ene fremadrettet. Søren høres om assistance hertil ved hans far. Skulle det ikke være tilfældet købes en (Opslagsskab med lås - Infobox Combi fra kun 1.298,- ShopSign®.dk). Dette link er en mulighed.

2.       Status på regnskabet 2021 og budget 2022

a.       Regnskabet skal være mere transparent i forhold til tidligere og vi skal optage tilgodehavender, som ikke er indbetalt. Aftalte honorarer skal afsættes som skyldige og betales efter afholdt generalforsamling. Tidligere års honorar er afregnet og det er derfor alene honorar for regnskabsåret 2021/22, der er tale om.

b.      Budgettet skal omfatte 2 kommende regnskabsår

c.       Der skal være en redegørelse i forhold til afvigelser til budget ctr. Realiseret.

d.      Det er forventningen, at der foreligger et udkast til det kommende bestyrelsesmøde i starten af april.

3.       Generalforsamling

a.       Skal ligge i maj måned jf. vedtægterne og det bliver den 28. maj 2022 kl. 9. Indkaldelse  fremsendes særskilt sammen med kontingentopkrævning for det kommende år samt årsregnskab og budget mm.

i.      Susanne kontakter Meilgaard Slotskro og såfremt denne kan bookes bliver det lokationen. Derefter udsendes information herom, så medlemmerne kan reservere tiden.

ii.      Der skal være tilmelding af hensyn til forplejning.

iii.      Der skal opslag på hjemmesiden

iv.      Der skal opslag på Facebook siden

v.      Forslag skal sendes til bestyrelsen og kan være til alle medlemmer heraf. Se kontaktoplysninger på hjemmesiden.

4.       Veje og anlæg                     

a.       Se ovenstående under opfølgning fra sidst.

b.      Vi fastholder Vagn til vedligehold af veje.

c.       Vi har drøftet indkørselsforholdene til foreningens område fra Kiltvej og fra Fælledvej.

5.       Status vedrørende Hjemmesiden

a.       Den er velbesøgt fortsat og vi følger behovet og udviklingen løbende.

6.       Status på ændring af vedtægter

a.       Disse bliver opdateret en af de kommende dage.

7.       Eventuelt 

a.       Vild med Vilje – Formanden tager dette med i beretningen til regnskabet ifbm. Generalforsamlingen.

Lisbeth Kalsmose 16.05.2022 06:22

Vi vil gerne komme til generalforsamling fuglevænget 13 Jørgen og lisbeth