Bestyrelsesmøde, lørdag d. 27. april 2023

 15/5. 2023

REFERAT

Bestyrelsesmøde, torsdag den 27. april 2023 kl. 16.00
hos Kvist & Jensen, Tronholmen, Randes

Deltagere:
Susanne Carøe Sørensen, Sandvej 11 (SCS)
Pia Lund Clausen, Th. Andersens Vej 38 (PLC)
Lone Riisom, Th. Andersens Vej 44 (LOR)
Jonas Bødker-Iversen, Rugvangen 5 (JBI)
Søren Refsgaard, Strandvænget 14 (SRE) (suppl.)
Brian Bertelsen, Th. Andersens Vej 42 (BNB) (ref.)

Dagsorden
1. Velkomst
Formanden bød alle velkommen, og takkede JBI for, at Kvist & Jensen lagde mødelokale til.

2. Godkendelse af dagsorden
Dagsorden blev godkendt uden ønsker om suppleringer.

3. Godkendelse af seneste referat (bestyrelsesmøde den 1. april 2023)
Referat blev godkendt uden bemærkninger.

4. Økonomi

a. RegnskabJBI præsenterede Årsrapport for 2022/2023.
De på sidste møde drøftede tilgodehavender fra medlemmer var blevet periodiseret ind i Årsrapporten.
JBI vil fremsende Årsrapport pr. mail til den samlede bestyrelse.
Det blev aftalt, at den fulde Årsrapport sendes ud til alle medlemmer, hvor foreningen har modtaget
adresse-/kontaktoplysninger. Det vil sige, elektronisk til medlemmer med oplyste mailadresser samt pr.
fysisk brev til medlemmer, der tidligere har tilbagemeldt ønske om dette.
Det blev videre aftalt, at Kontingentopkrævning udsendes til alle mailadresser som separat mail.
Kontingentopkrævning til medlemmer, der ønsker at modtage fysisk brev, vil blive medsendt sammen med Årsrapport, da der herved spares porto.
Medlemmer, der modtager pr. post opkræves samtidigt et administrationsgebyr, jf. det besluttede på
grundejerforeningens generalforsamling.

b. Budget
Budget for det netop afsluttede regnskabsår 2022/2023 fremgår af Årsrapporten.
Ligeså fremgår budget 2023/2024 af Årsrapporten, jf. det på generalforsamlingen præsenterede sidste år.
Der er ikke budgetteret ændringer heri.
Fremadrettet budgetteres for 1 regnskabsår ad gangen.

5. Medlemmer
a. Medlemsliste
JBI præsenterede foreningens medlemsliste. Flere medlemmer manglede endnu at indbetale kontingent
for det afsluttede regnskabsår.
Der følges op på de manglende betalende medlemmer, herunder, at de af medlemmerne tidligere oplyste
mailadresser fortsat måtte være gældende/korrekte.

b. Medlemssystem/-portal
Bestyrelsen har tidligere drøftet behovet for et moderne, nemt brugbart og ”omkostningslavt”
medlemssystem.
JBI præsenterede muligheder med Unioo Bestyrelsesportal, der kan administrere medlemmer, og
understøtte bestyrelsen ved foreningens forskellige udsendelser. Omkostninger pr. måned, kr. 69,-. Der er
ikke opstartsomkostninger.
JBI prøvede som test, at invitere det enkelte bestyrelsesmedlem, som medlemmer af grundejerforeningen
Fjellerup Kær ind i portalen. Det enkelte bestyrelsesmedlem modtog en bekræftende mail fra Unioo om at
færdiggøre egen profil. Efter færdiggørelse af egen profil og ”accept” af oplysninger modtog hvert
bestyrelsesmedlem dog en fejlmelding fra systemet. Årsag vil blive undersøgt. Og, når løsning måtte være afklaret og tingene fungerer, blev følgende aftalt:
Foreningens medlemmer oprettes som medlemmer i Unioo ved overførsel af CSV-fil.
SRE og JBI vil tilpasse nuværende medlemsliste til Unioo-standard og i nær fremtid foretage en samlet
overførsel af oplysningerne.

c. Bemyndigelse
Jf. foreningens vedtægter, § 11, stk. 2 bemyndigede den samlede bestyrelse SCS til alene, at kunne
disponere samt tegne foreningen over for Unioo.
SCS oprettede sig efterfølgende med MitID og med dokumentation over for Unioo, og tilmeldte foreningen
som brugere af Unioo-systemet.

6. Hjemmeside
Foreningen Fjellerup Kær er flyttet over til One.Com. Den hjemmeside som Fjellerup Kær gennem flere år
tidligere havde hostet gennem ”1-2-3” var blevet lukket og eksisterede ikke længere.
SRE præsenterede noget af det arbejde, som forestår i forhold til One.Com, og hvad der bl.a. skal tages
stilling til.Det blev aftalt, at SRE arbejder videre med ny skabelon, der præsenteres for bestyrelsen på næste bestyrelsesmøde.
Det blev videre aftalt, at bestyrelsen på den kommende ordinær generalforsamling gør generalforsamlingen opmærksom på, at ny hjemmeside er på vej, og at der forestår et større arbejde med
at flytte og oprette ny hjemmeside Fjellerup Kær i forhold til tidligere og fremtidige oplysninger.
Bestyrelsen vil glæde sig til at kunne præsentere den nye hjemmeside for medlemmerne, når arbejdet er
gennemført.

7. Ordinær generalforsamling lørdag den 27. maj 2023 kl. 9.00-11.00
I fortsættelse af bestyrelsesreferat af 1. april blev supplerende drøftet og aftalt:
SCS byder traditionen tro alle velkommen til foreningens ordinær generalforsamling.
Bestyrelsen foreslår BNB som dirigent.
JBI præsenterer Årsrapport med regnskab og budget.
Jf. tidligere referat genopstiller de bestyrelsesmedlemmer, der er på valg.
Jan Thykær har bekræftet, at han gerne genopstiller som suppleant.
SRE har, også jf. tidligere, ikke umiddelbart ønsker om genvalg som suppleant, og håber på alternativ
kandidat. Bestyrelsen aftalte, at ”Vacant” opretholdes på kandidatliste og stemmeseddel.
SRE vil gerne deltage og hjælpe med de opgaver, som SRE i forvejen varetager.
Valg af revisor: Ole Viller tager gerne imod genvalg, og vil ligeledes være åben for, at andre måtte ønske
funktionen.
Indkomne forslag:
Der er pt. indkommet forslag fra bestyrelsen vedrørende § 6, stk. 3.
Stk. 3, nuværende ordlyd:
”Indkaldelsen skal indeholde angivelse af dagsorden og være ledsaget af revideret regnskab og budget.”
Foreslås ændret til:
”Indkaldelsen skal indeholde angivelse af dagsorden. Revideret regnskab og budget offentliggøres på
foreningens hjemmeside senest 14 dage før afholdelse af foreningens ordinær generalforsamling”.
Det vil sige, der sendes ikke længere regnskab og budget ud til medlemmerne, hverken pr. mail eller pr.
post, da alle har mulighed for selv at tilgå disse oplysninger og materialer på grundejerforeningens
hjemmeside.
JBI udsender indkaldelse til ordinær generalforsamling pr. mail til alle mailadresser.
JBI udsender ligeledes indkaldelse til ordinær generalforsamling til medlemmer, der ønsker at modtage pr. post. Vil blive sendt sammen med Årsrapport og Kontingentopkrævning.
Fremadrettet var det forhåbningerne, at indkaldelse til ordinær generalforsamling m.v. vil kunne foretages
via foreningens nye elektroniske medlemssystem, Unioo, der pt. testes.

8. Næste møde
Næste møde blev aftalt til torsdag den 28. september 2023 kl. 16.00 hos Kvist & Jensen, Randers.
På dagsorden bl.a.
- Opfølgning på grundejerforeningens ordinær generalforsamling
- Grundejerforeningens nye hjemmeside (skabelon)
- Unioo medlemsportal.

9. Eventuelt
Der var ikke noget til punktet.

Formanden takkede alle for et godt møde, og JBI for at havde sørget for kaffe og et lettere traktement.
Bestyrelsesmødet blev hævet kl. 19.50.

2. maj 2023 // Brian Bertelsen